Hvad betyder den nye persondataforordning for din forening?
Fra 25. maj 2018 skærpes kravene til dokumentation for, hvordan organisationer – herunder idrætsforeninger – håndterer persondata forsvarligt. Det lyder svært, men det handler mest om sund fornuft.
For klubben er det nødvendigt at have visse oplysninger om de medlemmer, der deltager i klubbens aktiviteter. Der kan være kontaktinformation på medlemmer, officials, familie, kontingentregistrering og andre medlemsorienterede oplysninger.
Hvad er persondata?
Persondata er alle de oplysninger, som henfører til ét konkret menneske. Det kan være fødselsdato, medlemsnummer, tlf, e-mail, adresse og navn. Nogle data anses for at være følsomme som eksempelvis børneattester, helbredsoplysninger eller lokalitetsoplysninger, mens andre som fx. løbsklasse kun anses for at være personlige.
Det vigtigste er, at man som klub skal kunne dokumentere, at man har behov for de oplysninger, man beder om. Det vil eksempelvis sjældent være nødvendigt at have cpr-nummer på et medlem, men hvis der er behov for det, så er det ikke ulovligt. Som klub skal man blot sikre sig, at det kun er tilgængeligt, for de, der skal bruge det og kun i den periode, det er nødvendigt.
Oplysninger om medlemmer, fx deres kontaktinformationer som tlf. og adresse, må ikke ligge offentligt tilgængeligt. Og det er kun de, der har behov for at have oplysningerne, som skal have adgang til dem. En træner som er stoppet, skal altså ikke fortsætte med at have adgang til en liste over klubbens løbere eller andre trænere.
Hvad skal din klub gøre?
Som klub skal man ikke gå i gang med store ændringer i klubbens måde at håndterer data på. DGI og DIF har lavet en konkret vejledning til foreningerne i Danmark. Her kan man som klub få præcise anvisninger til hvordan man skal forholde sig. De fleste klubber lever op til reglerne allerede, så opgaven bliver at dokumentere det ved at beskrive sine rutiner.
Hvad sker der i forhold til O-service?
En væsentlig platform for persondata i foreningerne er medlemssystemet o-service, som DOF stiller til rådighed. DOF indgår databehandleraftale med leverandøren og vil i den kommende tid fremsende en aftale til klubberne samt hjælpetekst der kan benyttes til beskrivelse af aftalen og dens indhold overfor medlemmerne. I midten af februar blev der udsendt information om nogle af de ændringer der er sket i o-service for at imødekomme persondataforordningens intentioner herunder, for at begrænse dataadgang.
Du kan læse mere om dette, samt tilgå Pixi-vejledning til DOF`s klubber og materiale fra DIF/DGI og Datatilsynet ved at følgende linket til en nyoprettet side på do-f.dk - der er placeret under Klubværktøjer:
